Jak jsme hravým způsobem měnili procesy v IFE
V dubnu letošního roku nás IFE-CR, a.s., ačkoliv velká, tak sympatická firma, přizvala jako konzultanty a designéry k změnovému řízení na jejich výrobním oddělení. Protože chce být IFE stále nejlepší a nejkvalitnější dodavatel dveří pro kolejová vozidla do celého světa, snaží se dělat interní změny tak, aby podporovaly kvalitu a odpovědnost. K jedné takové změně jsme se v IFE dostali i my. Naším úkolem bylo vymyslet způsob, jak do designu změnového řízení zapojit lidi, kterých se změna týká nejvíce.
Již na začátku celého procesu jsme se s vedením domluvili, že změnu chtějí vytvářet ve spolupráci se zaměstnanci. To je důležitý krok, který ačkoliv přináší více práce na začátku a v přípravné fáze, tak předchází mnohým problémům a překvapením při realizaci. Taky je tenhle přístup samotný signálem, že to vedení s odpovědností svých lidí myslí vážně :)
Přes různé varianty toho, jak na to jít nejlépe, jsme nakonec společně zvolili možnost nechat lidi vyzkoušet si změnu na nečisto. Kromě různých diskuzí a sběru názorů a dat, jsme totiž chtěli, aby měli možnost zkusit si, co to přinese, a vidět vzájemně jejich reakce a chování v odlišných situacích. A tak jsme se pustili do příprav simulace.
Simulace je zjednodušený odraz toho, co se děje v realitě. Dovoluje nám sebrat velmi komplexní procesy z reality a v jednodušší zástupní formě je zobrazit na malém prostoru a v krátkém čase. V naší simulaci jsme zobrazili proces výroby dveří od návrhu až po doručení zákazníkovi a reklamaci během jedného dne v jedné místnosti.
16 účastníků bylo namícháno z lidí, kteří pracují v reálném procesu, i z vedení. Celkem nemilosrdně si všichni prošli během simulace všechno. Každý si vyzkoušel práci dělníka, všichni si prošli reklamačním oddělením i pozicí zákazníka. Díky tomu získali všichni vhled do specifik zobrazených pozic, měli možnost podívat se na jeho fungování z různých hledisek a především vidět celý proces jako jeden fungující celek z nadhledu. To jim pomohlo uvědomit si, jak i banální a jednoduché úkony ovlivňují práci někoho, kdo stojí na opačném konci firmy.
A kde je to změnové řízení? V polovině dne jsme do procesu udělali pár zásahů, které proces přeorientovali a změnili oproti současnému stavu. Účastníci si tak měli možnost vyzkoušet, jak by situace vypadala po zavedení změny, co by to způsobilo, které pozice by to nejvíce ovlivnilo, a především si sami mohli zkusit, jak se v novém nastavení cítí.
Co simulace nakonec přinesla?
● Z těžko uchopitelné vize, se stalo něco představitelného.
● Díky sdílenému zážitku dala pevnější základ diskuzi.
● Odhalila zjištění ohledně současného i budoucího stavu.
● Pomohla odbourat některé obavy, které se ukázaly být neopodstatněné.
● Ukázala momenty, na které se bude muset IFE zaměřit při převedení změny do praxe.
● Zapojila lidi, kterých se změna týká nejvíce, a dala jim prostor najít si ke změně vztah založený na zkušenosti.
Po skončení simulace se všichni shodli, že pro ně simulace byla přínosná a ukázala zajímavý pohled na změnové řízení. I když ne všechna zjištění byla pozitivní, bylo důležité odhalit je v tomhle kroku a ne později. Nejsilnější byly pro nás výsledky z dotazníků. Dvě třetiny respondentů se díky simulaci začali ke změně stavět pozitivněji než před simulací. Čtvrtina svůj názor nezměnila ale pozitivně se ke změně stavěla již před tím.
Simulací práce na změnovém řízení samozřejmě nekončí. Teď je důležité, aby se všechna získaná zpětná vazba a zkušenosti zúročili v reálných krocích. Držíme IFE palce, protože našlápnuto má skvěle!
Lujza Kotryová, Court of Moravia
